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Aus dem Einkaufsbereich werden nur Bestellungen für vereinzelte Lieferanten verwendet. Alle anderen Bestellvorgänge werden über die Portale der Lieferanten abgewickelt. Eine Erfassung dieser Vorgänge in der Warenwirtschaft erfolgt nicht.
Eine Lagerwirtschaft wird derzeit nicht betrieben und soll auch in der Sage 100 nicht erfolgen.
Im Verkaufsbereich soll die Auftragsbearbeitung erfolgen. Eine Anbindung an das DMS-System ist gewünscht.
Als Kontenrahmen wird der datevkonforme SKR03 Kontenrahmen verwendet.
Für Artikel soll eine Sammelmappe mit der Bezeichnung Zeichnungen angelegt werden.
Die Nummernkreise für die Belegarten werden mit fünf Stellen angelegt.
Es werden drei unterschiedliche Druckbelege benötigt.
Bis auf den Arbeitsauftrag soll bei allen Druckbelegen der Kopf sowie der Fußbereich nach den Kundenvorgaben individualisiert werden. Das restliche Beleglayout wird nicht individualisiert. Das Firmenlogo im Kopf erscheint nur auf der ersten Seite. Der Arbeitsauftrag basiert auf dem Layout des Lieferscheins und erhält fünf zusätzliche Spalten mit Informationen zu Zeitvorgaben.
Es werden fünf verschiedene Druckprozesse angelegt:
Es wird nur die Versandart Ab Werk verwendet.
Die Zuschlagsart „Mautzuschlag“ wird verwendet. Diese berechnet sich prozentual zum Auftragswert.
Die Adress-, Kunden- und Lieferantendaten werden soweit möglich aus der bestehenden Datenbank (SPasst / MSoft) übernommen. Eine Gruppierung ist nicht vorgesehen. Kunden und Lieferantennummern werden übernommen (1xxxx=Kunden, 7xxxx=Lieferanten). Die Formatierung wird dahingehend angepasst.
Fast alle Artikel sind kundenindividuelle Auftragsarbeiten. Die erste Artikelgruppenebene ist daher der Kunde. Eine weitere Untergliederung der Artikelgruppen erfolgt nicht. Wichtig für die Auftragsbearbeitung ist die Zeichnungsnummer (Standard) und die Warengruppe. Diese ist individuell erstellt und muss jedem Artikel zugeordnet werden können (User-Feld mit benutzerdefiniertem Gruppenkennzeichen). Eine Erweiterung der Warengruppen ist möglich. Die Artikeldaten werden aus dem bisherigen System soweit möglich übernommen.
Die folgenden Belegarten werden benötigt:
Angebot → Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung → Lieferschein
Auftragsbestätigung → Rechnung
Lieferschein → Rechnung
Die Erstellung von Sammellieferscheinen und Sammelrechnungen ist erwünscht und möglich.
Die meisten Artikel sind kundenindividuell. Daher wird für jeden Kunden eine individuelle Preisliste angelegt. In diesen Preislisten werden nur die Artikel des jeweiligen Kunden bepreist. Eine Standardpreisliste wird als Basisliste für alle Kundenpreislisten verwendet um alle nicht kundenindividuellen Artikel aufzunehmen.
