Aus dem Einkaufsbereich werden nur Bestellungen für vereinzelte Lieferanten verwendet. Alle anderen Bestellvorgänge werden über die Portale der Lieferanten abgewickelt. Eine Erfassung dieser Vorgänge in der Warenwirtschaft erfolgt nicht.
Eine Lagerwirtschaft wird derzeit nicht betrieben und soll auch in der Sage 100 nicht erfolgen.
Im Verkaufsbereich soll die Auftragsbearbeitung erfolgen. Eine Anbindung an das DMS-System ist gewünscht.
2 Benutzer mit vollem Wawi-Funktionsumfang. 6 Benutzer mit Auswertungen und Lieferscheingenerierung
Als Kontenrahmen wird der datevkonforme SKR03 Kontenrahmen verwendet.
Für Artikel soll eine Sammelmappe mit der Bezeichnung Zeichnungen angelegt werden.
Die Nummernkreise für die Belegarten werden mit fünf Stellen angelegt.
Es werden drei unterschiedliche Druckbelege benötigt.
Bis auf den Arbeitsauftrag soll bei allen Druckbelegen der Kopf sowie der Fußbereich nach den Kundenvorgaben individualisiert werden. Das restliche Beleglayout wird nicht individualisiert. Das Firmenlogo im Kopf erscheint nur auf der ersten Seite. Der Arbeitsauftrag basiert auf dem Layout des Lieferscheins und erhält fünf zusätzliche Spalten mit Informationen zu Zeitvorgaben.
Es werden fünf verschiedene Druckprozesse angelegt:
Es wird nur die Versandart Ab Werk verwendet.
Die Zuschlagsart „Mautzuschlag“ wird verwendet. Diese berechnet sich prozentual zum Auftragswert.
Die Adress-, Kunden- und Lieferantendaten werden soweit möglich aus der bestehenden Datenbank (SPasst / MSoft) übernommen. Eine Gruppierung ist nicht vorgesehen. Kunden und Lieferantennummern werden übernommen (1xxxx=Kunden, 7xxxx=Lieferanten). Die Formatierung wird dahingehend angepasst.
Fast alle Artikel sind kundenindividuelle Auftragsarbeiten. Die erste Artikelgruppenebene ist daher der Kunde. Eine weitere Untergliederung der Artikelgruppen erfolgt nicht. Wichtig für die Auftragsbearbeitung ist die Zeichnungsnummer (Standard) und die Warengruppe. Diese ist individuell erstellt und muss jedem Artikel zugeordnet werden können (User-Feld mit benutzerdefiniertem Gruppenkennzeichen). Eine Erweiterung der Warengruppen ist möglich. Die Artikeldaten werden aus dem bisherigen System soweit möglich übernommen.
Die folgenden Belegarten werden benötigt:
Angebot → Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung → Lieferschein
Auftragsbestätigung → Rechnung
Lieferschein → Rechnung
Die Erstellung von Sammellieferscheinen und Sammelrechnungen ist erwünscht und möglich.
Die meisten Artikel sind kundenindividuell. Daher wird für jeden Kunden eine individuelle Preisliste angelegt. In diesen Preislisten werden nur die Artikel des jeweiligen Kunden bepreist. Eine Standardpreisliste wird als Basisliste für alle Kundenpreislisten verwendet um alle nicht kundenindividuellen Artikel aufzunehmen.
Im Einkaufsbereich wird nur die Belegart Bestellung genutzt um vereinzelt bei Lieferanten zu bestellen die keine Online-Bestellmöglichkeit haben.
Bei der Erfassung eines Auftrags können pro Artikelposition Zeitvorgaben für die folgenden Bearbeitungsbereiche festgelegt werden:
Diese Vorgaben werden in ganzzahligen Minuten erfasst.
Nach Anlage eines Auftrages und je nach Kundenwunsch Versenden einer Auftragsbestätigung werden die Arbeitsaufträge gedruckt. Das Layout der Arbeitsaufträge ähnelt dem eines Lieferscheins nur mit den zusätzlichen Spalten für die fünf Vorgabezeiten. Zur Arbeitsplanung wird eine neue Auswertung benötigt die die noch zu liefernden Vorgangspositionen anzeigt. Diese muss für einen Zeitbereich (von-bis) für das Lieferdatum gefiltert werden können. Ein weiterer Filter ist für die dem zugrundeliegenden Artikel zugeordnete Warengruppe notwendig. Die folgenden Inhalte sind anzuzeigen:
Diese gefilterte Liste soll ausgedruckt werden können. Für die beinhalteten Positionen soll es möglich sein ein Etikett pro Position auszudrucken. Der Druck erfolgt auf Etiketten der Größe 9,7 x 4,2 cm auf A4-Bögen mit 2×6 Etiketten. Im letzten Schritt der Fertigung werden die Etiketten auf die Ware aufgebracht und ins Versandlager transportiert. Dabei erfolgt eine Zusammenstellung der Fertigteile auf Auftraggeberebene. Eine Unterstützung der Produktionsschritte durch die Sage100 erfolgt nicht. Nach dem Fertigstellen einer Lieferung, soll pro Auftraggeber ein Lieferschein über die gelieferten Produkte erzeugt werden. Diese können aus verschiedenen Aufträgen entstanden sein. Die Erfassung des Lieferscheins soll über eine Scannererfassung(Bar- oder QR-Code) der Etiketten erfolgen. Der generierte Lieferschein soll einmal gedruckt und einmal per Email an den Kunden versand werden.
Für die Archivierung der Eigenbelege wird das SageDMS verwendet. Eine Aktenbildung (Organisation ähnlich einer Verzeichnisstruktur) ist über den externen Client des Archivsystems(separat zu lizensieren) möglich. Die Aktenbildung kann manuell oder automatisch aus den Verschalgwortungswerten erfolgen.
Aufträge sollen über einzulesende XML-Dateien aus dem Onventis-Portal angelegt werden. Dabei soll eine Prüfung der Artikelnummer sowie der Zeichnugnsnummer erfolgen.
Eine Anpassung des Kopf- und Fußbereiches des Standardlayouts ist ausreichend.
Das Layout basiert auf dem Lieferschein. Zusätzlich sind 5 Spalten für die Zeitvorgabe aus den Belegpositionen einzufügen.
Für Zeitvorgaben an Auftragspositionen sind 5 zusätzliche Felder notwendig.
Liste mit allen offenen Auftragspositionen mit Auftragsinformationen (u.a. Kundenreferenznummer).
siehe Auftragsbearbeitung
Ein Etikett wird für eine Auftragsposition gedruckt.
Inhalte mindestens:
Das restliche Layout wird anhand des Beispieletiketts erstellt. Die Etiketten sind auf A4 Bögen in zwei Spalten vorhanden.
Die Daten des bisherigen Warenwirtschaftssystems liegen in form einer SQL-Server Datenbank vor. Hieraus sollen die Artikeldaten, sowie die Kunden und Lieferanteninformationen übernommen werden.
