Die Adress- und Kundenstammdaten werden im Stammdatenbereich der Adressen und Kunden der Sage100 erfasst. Dabei wird für jeden Vertragspartner ein eigener Debitor angelegt.

Für jeden Standort wird eine eigene Objektart in den Grundlagen des xRM angelegt. Diese dient später zur Selektion der Objekte im Abrechnungsprozess.

Die Klienten der Vertragspartner erhalten für einen Betreuungsauftrag jeweils ein Objekt aus dem Bereich des xRM mit der Objektart des jeweiligen Standortes. Der Zeitraum der Kostenzusicherung ist auf dem Reiter Kostenzusicherung zu erfassen. Hier sind mehrere Zeiträume möglich. Erfolgt die Abrechnung über eine dritte Partei (z.B. Jugendamt) ist der abweichende Rechnungsempfänger hier einzutragen. Zusätzlich kann ein Ansprechpartner des Rechnungsempfängers ausgewählt werden.

Die angebotenen Leistungen werden als Artikel angelegt. Dabei werden unterschiedliche Artikel für gleiche Leistungen in den verschiedenen Einrichtungen benötigt. Der Preis der Leistungen wird in einer Preisliste die auch dem Debitor zugeordnet werden muss eingetragen.

Für die Abrechnung von ambulanten Betreuungsleistungen ist die Anlage mindestens einer Ressource notwendig. Das erfolgt in den Stammdaten des xRM im Bereich „Ressourcen und Personen“.

Es werden zwei Vorgangsarten benötigt. Je eine für Betreuungs- sowie für Unterbringungsleistungen. Diese werden in den Stammdaten des xRM im Bereich „Vorgänge und Kontakte“ erfasst.

Für die Erfassung der Unterbringungsleistungen wird pro Monat ein Vorgang mit der Vorgangsart für Unterbringungsleistungen erstellt. In diesem sind die aufsummierten Mengen für die Grundleistung, die Abzugsleistungen sowie sonstige angefallene Leistungen jeweils mit dem zugehörigen Artikel und der Menge zu erfassen. Das erfolgt auf dem Reiter „Artikel / Planung“ Pro Position ist es möglich einen Datumsbereich mit anzugeben. Dieser wird auf dem Rechnungsbeleg mit ausgegeben.